Unterweisungssystem

Zentrale, dreistufige Unterweisung

Das workflowgesteuerte  Unterweisungssystem wird direkt in das darunter liegende DMS integriert, sodass Sie ein 360-Grad Management Ihrer unterweisungspflichtigen Dokumente erreichen, da Ihre Betriebsanweisungen

• kategorisiert und an zentraler Stelle abgelegt sind
• Ihre Mitarbeiter systematisch in elektronischer Form erreichen
• und deren erfolgte Unterweisung im System automatisch dokumentiert ist.

So sind Sie unabhängig von unterschiedlichen Anwesenheitszeiten durch Schichtbetrieb, Urlaub, Krankheit und räumlich verteilten Standorten und Anlagen.

Intelligente Funktionen für Ihre Unterweisung

User- und gruppenspezifische Unterweisung

Die Unterweisung lässt sich je Dokument gruppenspezifisch mit wenigen Mausklicks steuern, z.B. pro Schicht oder für eine bestimmte Produktionshalle.

Priorisierung dank 3-Stufensystem

Nicht jedes Dokument hat dieselbe Relevanz. Deshalb bietet Ihnen das System für eine optimale Informationssteuerung eine Abstufung in der Unterweisung:

• Unterweisung als reine Informationspflicht (ohne Reaktion des zu Unterweisenden)
• Unterweisung mit Lesepflicht
• Unterweisung mit Verständniskontrolle

Lese-Ecke

Als Herzstück des Unterweisungssystems bietet die Lese-Ecke Ihren Mitarbeitern eine personalisierte Übersicht der noch zu lesenden Dokumente. Bestätigt der Mitarbeiter die Kenntnisnahme, wird die Lesebestätigung im System hinterlegt und das Dokument aus seiner Lese-Ecke entfernt.

Verständniskontrolle und Lesefristen

Für besonders kritische Mitteilungen können Sie zusätzlich zur Lesebestätigung eine Verständniskontrolle integrieren. Beantwortet der Mitarbeiter den durch Zufallsgenerator erzeugten Fragenkatalog zum Inhalt nicht korrekt, verbleibt das Dokument in seiner Lese-Ecke. Wird dem Dokument eine Lesefrist zugewiesen, so informiert das System den Ersteller vor Ablauf. So kann dieser den Lesestatus kontrollieren und die entsprechenden Mitarbeiter nötigenfalls per Knopfdruck erinnern.

Wiederkehrende Unterweisung und spezifische Neuvorlagen

Für Dokumente, die über längere Zeiträume hinweg gelten, ermöglicht Ihnen das System, das Dokument automatisch in bestimmten Intervallen als Wiedervorlage einzustellen. Haben Sie den Eindruck, dass bestimmte Mitarbeiter gewisse Richtlinien nicht verstanden haben, können Sie user- oder gruppenbezogenen Neuvorlagen generieren.

Feingranulare Reports

Mit den umfangreichen Reportmöglichkeiten können Sie jederzeit den Lesestatus des Dokumentes einsehen:

• Wer hat das Dokument wann gelesen, wer noch nicht?
• Wer hat die Fragen falsch beantwortet?
• Wer hat die Lesefrist überschritten? etc.

Zeitmanagement mit dem Unterweisungskalender

Im Unterweisungskalender des Administrationsbereichs sehen Sie, welche Dokumente über das Jahr verteilt zur Unterweisung anstehen. Dies ermöglicht Ihnen die bessere Koordination und Steuerung Ihrer Unterweisung.

Ihre Vorteile

• Informiert in 5 Minuten: Einmal am Tag einloggen reicht und Ihre Mitarbeiter benötigen nicht mehr als 5 Minuten, um bestens informiert zu sein!
• Im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften: So kommen Sie Ihrer gesetzlichen Informations- und Unterweisungspflicht effizient nach und gewährleisten die optimale Unterrichtung Ihrer Mitarbeiter!
• Überlastung vorbeugen: Durch die user- und rechtebasierte 3 stufige Informationssteuerung stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nicht durch für sie irrelevante Informationen belastet werden und trotzdem ihre Inhalte zuverlässig finden!

So sorgen Sie für eine einwandfrei unterwiesene Mitarbeiterschaft!