Document Management System

Dokumenten-Management mit Life-Cycle und Benachrichtigungssystem

Mit dem integrierten, teils workflowgestützten Dokumenten-Management-System verwalten Sie Ihre wichtigen Dokumente an zentraler Stelle über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Einstellen und Upload

Über die komfortable Drag & Drop Upload - Funktion können Dokumente einfach ins System hochgeladen werden - Dateien werden direkt von der Festplatte oder aus dem Mailsystem ins System geschoben. Über die Multi-Upload Funktion lassen sich zudem gleich mehrere Datenbestände ins System laden. Dabei werden alle gängigen Dateiformate unterstützt!

Kollaboration und konsequente Versionierung

Entsprechend den Rechten lassen sich Dokumente über das Frontend direkt im Portal bearbeiten (Direct Edit). So entfällt ständiges Down- und Wieder-Uploading zu Editierzwecken!
Durch die Check-in / Check-out Funktion wird dabei verhindert, dass mehrere Benutzer ein Dokument aus Versehen gleichzeitig bearbeiten.

Das integrierte Versionsmanagement inkl. Entwurfsversion hilft Ihnen, Versions-Wildwuchs, Versionierungsfehlern und Datenverlust vorzubeugen und die Publikation von Inhalten zu steuern. Somit sind die wesentlichen Compliance-Anforderungen erfüllt, und Ablaufprozesse werden über die Datenverfolgung transparenter.

Bei Änderungen an der Dokumenten- und Ordnerstruktur lassen sich auch bestehende  Konfigurationen einfach übernehmen.

Elektronische Genehmigungs- und Freigabeprozesse

Per Knopfdruck oder automatisiert stoßen Sie Prozesse mit einer oder mehreren Genehmigungs-Instanzen an. Folgende Workflow-Parameter können Sie einstellen:

• Involvierte Personen und deren Funktionen (Prüfer, Genehmiger, In-Kraft-Setzer etc.)
• Automatische oder manuelle Veröffentlichung am Prozessende
• Sequenzielles oder paralleles Genehmigungsverfahren

Publikation und Benachrichtigungssystem

Dokumente können Sie nach der Freigabe automatisch oder manuell publizieren lassen. Dabei greift natürlich das Rechtemanagement - der User bekommt nur die Dokumente und Funktionen angezeigt, für die er die benötigten Rechte besitzt.

Um auch in einer sehr großen Datenmenge jederzeit den Überblick zu behalten, informiert das System bei abonnierter Benachrichtigung über neue und geänderte Dokumente im persönlichen Bereich des Mitarbeiters oder per Mail.

Schnell gefunden dank Attributierung

Sämtliche Attribute wie Name, Dateityp, Modifikationsdatum, Bearbeiter usw. sind – je nach Berechtigung – bearbeit- und einsehbar. Diese können bei Suchvorgängen eine weitere Filterung bieten oder als Zusatzinformationen bei Dokumenten angezeigt werden. So lassen sich auch große Dateibestände optimal strukturieren.

Gültigkeitszeitraum und Ablage im Archiv

Dokumenten mit einem gewissen Ablaufdatum weisen Sie einen Gültigkeitszeitraum zu - und nur in diesem kann das Dokument gefunden und gesehen werden. Vor Ablauf der Gültigkeit informiert das System den Ersteller per Mail. Nach Ablauf der Gültigkeit kann das Dokument auf Wunsch automatisch in ein Archivverzeichnis verschoben werden.